Penunjukkan Sekretaris Perusahaan diatur dalam POJK No.35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik dan Peraturan BEI No.1-E Tentang Kewajiban Penyampaian Informasi. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab kepada Direksi, dan diangkat/diberhentikan berdasarkan Keputusan Direksi dengan persetujuan Dewan Komisaris. Sekretaris Perusahaan memiliki fungsi strategis, sebagai penghubung antara Perseroan dengan pemegang saham, OJK, BEI dan pemangku kepentingan lain. Selain itu, Sekretaris Perusahaan juga berperan penting dalam memfasilitasi komunikasi antara organ Perusahaan, hubungan antara Perusahaan dengan stakeholders, dan kepatuhan terhadap perundangan dan peraturan.

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. 007/MF/III/2016 tanggal 16 Maret 2016, Sekretaris Perusahaan diketuai oleh Andre Andreas Hendjan. Secara singkat, profil Sekretaris Perusahaan adalah: warga negara Indonesia, Sarjana Ekonomi dari Universitas Trisakti, Jakarta (tahun 2000), dan sebelumnya pernah menjabat sebagai Manager Pajak Grup Perusahaan.

Sistem tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance/GCG) di Malindo adalah implementasi dari nilai-nilai tradisi yang telah dibangun dan dianut secara turun-temurun. Nilai-nilai budaya Malindo yang terdiri dari Kerja sama tim yang baik, menjunjung tinggi integritas, memprioritaskan kepuasan pelanggan, dan berkomitmen untuk bekerja di atas standar, menjadi panduan dalam setiap proses bisnis dan dasar evaluasi bagi pencapaian Perseroan.

Dalam menerapkan prinsip-prinsip GCG, Perseroan mengacu pada 5 (lima) hal dasar, yaitu: transparansi, akuntabilitas, tanggung jawab, independensi, dan kewajaran, sebagaimana telah dirilis dalam Pedoman Umum Good Corporate Governance yang dikeluarkan oleh Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG). Selain itu, penerapan GCG di lingkungan Malindo berpedoman pada berbagai ketentuan, seperti  Undang-Undang Republik Indonesia, Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dan Peraturan Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan (Bapepam-LK), serta Anggaran Dasar Perusahaan.

Perseroan juga telah memiliki perangkat-perangkat GCG yang terdiri dari Kebijakan dan Prosedur Operasional, antara lain:

1. Pedoman Tata Kelola Perusahaan
2. Board Manual
3. Code of Conduct
4. Piagam Komite Audit
5. Piagam Internal Audit
6. Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran

Komite Audit Perusahaan memiliki Piagam Komite Audit sebagai pedoman dalam menjalankan peran, tugas dan tanggung jawabnya membantu Dewan Komisaris. Piagam Komite Audit mencakup tugas dan tanggung jawab Komite Audit; hak dan kewenangan Komite Audit; komposisi, struktur dan persyaratan keanggotaan; hubungan dengan pihak yang terkait; rapat Komite Audit; laporan Komite Audit; konflik dan kode etik Komite Audit. Piagam Komite Audit No. 067/CS/XI/13 disahkan pada tanggal 11 November 2013 dan ditinjau kembali secara berkala untuk menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.

Sampai saat ini, Malindo belum membentuk komite khusus untuk memantau pelaksanaan manajemen risiko Perseroan. Namun demikian, Direksi secara berkala melakukan peninjauan kembali atas penerapan manajemen risiko Perseroan dengan mempertimbangkan besaran biaya dan risiko terkait. Selain itu, Perseroan juga senantiasa melakukan evaluasi atas pelaksanaan manajemen risiko dan memberikan usulan perbaikan dalam mencapai peningkatan yang berkelanjutan di setiap proses lini yang ada.

Evaluasi dilakukan oleh masing-masing risk owner dan Bagian Pemantau Risiko dan dilaporkan kepada Direksi setiap semester atau 1 (satu) tahun 2 (dua) kali. Penerapan sistem manajemen risiko secara efektif dan efisien ini diharapkan dapat meningkatkan kepastian tercapainya tujuan Perseroan. Dan, Perseroan akan terus melakukan perbaikan metode dan proses pengambilan keputusan terkait dengan

sistem manajemen risiko.

Penerapan sistem pengendalian internal bertujuan untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa proses bisnis Perseroan telah dijalankan dengan mematuhi ketentuan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Secara spesifik, tujuan pengendalian internal dalam lingkup Perseroan adalah untuk memastikan bahwa semua sistem, prosedur, kaidah dan norma yang ditetapkan oleh Perseroan dapat berjalan dengan semestinya, sehingga tercapai efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sistem pengendalian internal juga dibangun guna meningkatkan fungsi pengendalian yang terintegrasi agar dapat meningkatkan nilai tambah dan menjaga pencapaian kinerja bagi Perseroan.

Direksi menerapkan sistem pengendalian internal melalui penerapan kebijakan dan prosedur Perseroan secara konsisten dan memenuhi kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, antara lain terkait dengan kegiatan usaha Perseroan, rencana strategis, pembagian tugas, pendelegasian wewenang serta kebijakan akuntansi yang memadai. Sedangkan Dewan Komisaris melakukan pengawasan terhadap kebijakan dan jalannya pengurusan Perseroan serta memberikan nasehat kepada Direksi. Direksi beserta seluruh karyawan berperan aktif dalam penyelenggaraan sistem pengendalian internal sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan Perseroan secara keseluruhan.

Kode Etik dan Perilaku menjadi pedoman semua pihak di lingkungan Malindo dalam menjalankan kegiatan usaha maupun operasi secara beretika dan berintegritas. Kode Etik dan Perilaku bersifat dinamis, dan senantiasa diperbaharui agar selaras dengan perkembangan regulasi, norma serta bisnis Perseroan.

Perseroan memiliki Pedoman Kode Etik yang berlaku bagi seluruh anggota Dewan Komisaris, Direksi, Karyawan, pemegang saham serta seluruh pemangku kepentingan atau mitra kerja yang melakukan transaksi bisnis dengan Perseroan. Pedoman Kode etik ini disahkan pada tanggal 17 Januari 2008 oleh Dewan Komisaris dan Direksi. Pedoman Kode Etik ini disusun untuk membentuk, mengatur dan melakukan kesesuaian tingkah laku sehingga tercapai keluaran yang konsisten dan sesuai dengan budaya Malindo dalam mencapai visi dan misi Perseroan.

Kode Etik ini memiliki tujuan agar setiap karyawan dapat memberikan yang terbaik, profesional, bertanggung jawab dan berintegritas. Seluruh karyawan diharapkan dapat membangun sinergi untuk mewujudkan tujuan bersama, memiliki inisiatif dalam bersikap dan memiliki inovasi dalam menyelesaikan tantangan. Kode etik merupakan pedoman perilaku bagi karyawan dalam menjalin hubungan antar sesama karyawan, hubungan dengan Perseroan, hubungan dengan pelanggan dan hubungan dengan pemangku kepentingan lain.

Sebagai perusahaan publik dan tercatat di BEI, Malindo menyadari pentingnya pengelolaan risiko di setiap aspek bisnis. Oleh karena itu, Perseroan senantiasa berkomitmen untuk menerapkan manajemen risiko dalam setiap aktivitas usaha, termasuk pada aktivitas operasional dan non-operasional. Penyusunan kebijakan dan prosedur Manajemen Risiko di Perseroan dilakukan dengan memperhatikan kompleksitas kegiatan usaha, profil risiko, dan tingkat risiko yang akan diambil serta peraturan yang ditetapkan otoritas dan/atau praktik kesehatan keuangan bagi Perseroan.

Penerapan Manajemen Risiko di Perseroan difokuskan pada dua hal, yaitu manajemen risiko modal dan manajemen risiko keuangan. Perseroan mengelola risiko modal untuk memastikan bahwa Perseroan mampu untuk melanjutkan keberlangsungan usahanya, selain untuk memaksimalkan keuntungan para pemegang saham melalui optimalisasi saldo utang dan ekuitas. Sedangkan risiko keuangan dikelola untuk mencapai keseimbangan yang sesuai antara risiko dan tingkat pengembalian serta meminimalisasi potensi efek memburuknya kinerja keuangan Perseroan.

Perseroan mengelola risiko keuangan dengan memastikan bahwa sumber daya keuangan yang memadai tersedia untuk operasi dan pengembangan bisnis, serta untuk mengelola risiko mata uang asing, tingkat bunga, kredit, likuiditas dan harga komoditas.

Direksi Perseroan secara berkala melakukan peninjauan kembali atas manajemen risiko modal dan manajemen risiko keuangan dengan mempertimbangkan besaran biaya dan risiko terkait.

Pemegang Saham sebagai pemilik modal memiliki hak dan tanggung jawab sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan dan UUPT No. 40 Tahun 2007. Sebagai struktur organ tata kelola tertinggi, melalui RUPS, Pemegang Saham memiliki kewenangan untuk mengevaluasi kinerja Dewan Komisaris dan Direksi, meminta pertanggungjawaban Direksi dalam segala tindakan bisnis yang dianggap tidak sesuai dengan lingkup GCG saat mengelola Perusahaan, serta membuat perubahan pada Anggaran Dasar Perusahaan.

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan wadah bagi para Pemegang Saham yang tidak diberikan kepada Dewan Komisaris dan Direksi dalam batas yang ditentukan dalam Undang-Undang dan/atau Anggaran Dasar Perusahaan. RUPS sebagai organ Perseroan merupakan wadah bagi Pemegang Saham untuk mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan modal yang ditanam dalam Perseroan, dengan memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan. Berdasarkan Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perusahaan Terbatas, RUPS Perseroan terdiri dari RUPS Tahunan dan RUPS Luar Biasa yang dapat diadakan sewaktu-waktu berdasarkan kebutuhan.

Akuntan Publik

KAP Tanudiredja, Wibisana, Rintis & Rekan

Gedung WTC3

Jl. Jend. Sudirman Kav. 29-31

Jakarta 12920 – Indonesia

Biro Administrasi Efek

PT Sinartama Gunita

Plaza BII Menara 1 Lantai 9

Jl. M.H. Thmrin No. 51

Jakarta 10350

Pemeringkat Efek

PT Pemeringkat Efek Indonesia (Pefindo)

Setiabudi Atrium, 8th Floor,

Suite 809-910

Jl. HR Rasuna Said Kab. 62, Kuningan

Jakarta 12920

Notaris

Ati Mulyati, S.H., M.Kn

Cyber Tower Lantai 22 E

Jl. HR Rasuna Said

Blok X-5 No.13

Jakarta Selatan 12950

Perseroan memiliki kebijakan whistleblowing system yang telah ditetapkan pada tahun 2018. Tujuan penerapan sistem ini adalah untuk menciptakan iklim kondusif dan mendorong pelaporan terhadap hal-hal yang dapat menimbulkan kerugian finansial maupun non-finansial, termasuk hal-hal yang dapat merusak citra organisasi.

Perbuatan yang bisa dianggap tidak sesuai dengan Kode Etik dan/atau melanggar hukum dan dapat dilaporkan dengan mekanisme whistleblowing system adalah:

1.Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN);

2.Kecurangan (Fraud);

3.Perbuatan melanggar hukum dan ketentuan yang berlaku termasuk namun tidak terbatas pada penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, pelecehan, penggunaan narkoba dan perbuatan kriminal lain;

4.Pelanggaran etika perusahaan yang telah diatur dalam Kode Etik Perseroan;

5.Perbuatan yang membahayakan keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja atau insan Perseroan lain;

6.Pelanggaran prosedur operasi standar Perseroan, termasuk di antaranya namun tidak terbatas pada prosedur pengadaan barang dan jasa serta prosedur lain.

Perseroan menyediakan media penyampaian pelaporan pelanggaran melalui:

-Email   : bibitindo@malindofeedmill.co.id

-Call center  : 0811145504

-Surat/Datang langsung  :  PT Malindo Feedmill Tbk, Kompleks Golden Plaza Blok G 17-22, Jl. RS Fatmawati

  No. 15, Jakarta Selatan 12420